Sinds 4 juli 2017 is ‘onze’ Lia Ernest verpleegkundige. En dat niet alleen; zij kreeg op 2 november ook de CSG-BORG-prijs voor haar eindopdracht: de wegwijzer voor nieuwe medewerkers en stagiaires die zij voor Kloek gemaakt heeft. In deze blogpost vertelt Lia wat de kracht van de wegwijzer is: efficiënter werken en daardoor meer tijd overhouden voor de bewoners.
Stimulans van Martin van de Graaf
‘Ik was in een vorige baan al begonnen met de opleiding voor verpleegkundige. Ik genoot daarvan, want ik wil altijd graag meer weten. Maar in het 4e jaar liep ik tegen van alles aan in de opleiding. Ik had een minder goede klik met de werkbegeleider, voelde me niet op mijn plek en ben toen gestopt.
Direct nadat ik bij Kloek kwam werken, heeft Martin van de Graaf mij al gestimuleerd om de opleiding alsnog af te maken. “Je kunt het. Gewoon proberen”, vond hij. En dat heb ik gedaan. Ik besloot er maximaal een jaar voor uit te trekken. Dan moest het gelukt zijn; anders zou ik stoppen. Maar na een halfjaar was ik klaar met alles.’
Opleiding en werken bij Kloek gecombineerd
‘Het mooie is dat ik mijn werk bij Kloek en de eindopdracht voor mijn opleiding perfect heb kunnen combineren. Ik liep er tijdens het inwerken van nieuwe collega’s bij Kloek tegenaan dat wij geen handleiding hadden voor het inwerken van stagiairs en nieuwe medewerkers.
Zodoende verliep het inwerken niet altijd gestructureerd en vergaten we bij het inwerken ook wel eens punten. Daar hadden wij als team last van, want werkzaamheden kostten daardoor soms onnodig veel tijd of verliepen niet zo efficiënt.
En daar zijn bewoners dan weer de dupe van. Als jij je werk minder goed organiseert, heb je als team minder tijd om bewoners echt aandacht te geven. Terwijl het bij Kloek juist om die echte aandacht draait.
Ik sprak erover met onze teamleider. Samen met haar besloot ik om voor mijn opleiding niet een leerling te begeleiden, wat eigenlijk een eis is, maar om een wegwijzer voor het inwerken te maken. Die zouden alle collega’s dan in het vervolg kunnen gebruiken. Mijn begeleider op school vond het gelukkig een prima idee.’
De wegwijzer: praktische informatie in heldere taal
‘Ik ben gestart met een checklist die ik op internet vond. Vervolgens heb ik vooral bedacht: als ik ga werken, wat doe ik dan allemaal en wat kom ik tijdens een dienst allemaal tegen?’ Het resultaat: een wegwijzer met informatie over onder andere aandachtsvelders, het alarmsysteem en de boodschappen, maar ook over het elektronisch cliënten dossier en scholing.
Bij het schrijven heb ik veel gehad aan mijn ervaring als managementassistente in het onderwijs. Ik heb geleerd om teksten goed te structureren en om zo prettig leesbaar mogelijk te schrijven.
Nu ligt er een mooi basisdocument. Het is handzaam, praktisch en concreet.’
En ze is blij met de prijs voor de wegwijzer. ‘Ik vind het bijzonder en ben er ook trots op. Ik heb ook tegenslagen gehad tijdens mijn opleiding en nu ben ik tot hier gekomen. Dat maakt me gelukkig.’
De wegwijzer zo behapbaar mogelijk houden
De wegwijzer is een levend document; hij is nooit helemaal af. Lia: ‘De zorg en de werkwijzen kunnen om allerlei redenen veranderen en die veranderingen verwerk je ook weer in de Wegwijzer.
Daarom gaan Theo Berg en ik het document elk halfjaar doorspitten en aanpassen.
Daarbij is het wel de kunst om het document zo behapbaar mogelijk te houden. Want als je te veel vertelt, lezen mensen de tekst niet, en dan schiet hij zijn doel natuurlijk voorbij.’
Inmiddels is de wegwijzer een standaardonderdeel bij Kloek; nieuwe medewerkers krijgen hem samen met de arbeidsovereenkomst. ‘Dankzij de wegwijzer kunnen we nieuwe medewerkers nu goed en gestructureerd inwerken’, vertelt Theo Berg, directeur van Kloek.
‘Bovendien is het een handig naslagwerk: je kunt snel even opzoeken hoe iets precies geregeld is.
Natuurlijk is het belangrijk dat er binnen Kloek eenduidigheid is over waar Kloek voor staat en wat de regels zijn. Alle medewerkers moeten dezelfde uitgangspunten hebben. De wegwijzer is daarvoor een prima basis, ook omdat hij verbonden is met onze andere handleidingen en met de protocollen.’
De huidige wegwijzer is voor heel Kloek, maar als volgend voorjaar ook Kloek Amsterdam opengaat, komt er per locatie een aanvulling. Lees meer over hoe Lia het werken bij Kloek ervaart.
